В данной статье я собрала практические рекомендации по составлению плана (сценария) стратегической сессии.

Я профессиональный ведущий стратегических сессий, провожу обучение для тех, кто хочет вести стратсессии сам. Поэтому все мои рекомендации основаны на большом опыте работы с разными управленческими командами на протяжении более чем 15 лет.

Если вы еще не читали статью с базовым описанием, что из себя представляет стратегическая сессия, какие они бывают, рекомендую начать с нее.

Прежде чем составлять сценарий стратегической сессии, необходимо собрать исходную информацию или внести ясность по следующим пунктам:

1. Цели, задачи и ожидаемые результаты сессии – определяет ключевой заказчик.
2. Состав и количество участников, их влияние на реализацию решений, которые будут приняты на сессии.
3. Настрой участников – насколько они готовы к совместной работе, как относятся к теме и идее собраться вместе на длительное время в одном месте (для этого проводятся предварительные интервью).
4. Контекст основного заказчика – его потребности и желания (истинные мотивы организации стратсессии не всегда совпадают с официально заявленными целями и задачами).
5. Бюджет времени.
6. Бюджет на аренду помещения, оборудования, покупку фасилитационных материалов и кофе-брейки.
7. Особенности помещения – какие есть вертикальные и горизонтальные поверхности для работы групп, размер и специфика пространства, достаточность естественного освещения.
8. Результаты прошлых сессий, аналитические и другие исходные материалы, используемые для разработки и обсуждения решений на стратсесии.
9. Состав рабочей группы по подготовке к стратсесии (или ответственное лицо, если это один человек).
10. Отношение участников сессии к тому, кто будет выполнять роль ведущего (необходимо ли обосновывать свою экспертность и завоевывать авторитет?).

В своих видео я уже говорила о том, что на длительность стратегической сессии влияет уровень коммуникативного голода в команде. Коммуникативный голод – это естественная, но не удовлетворенная потребность членов команды в общении, обмене информацией и мнениями.

Если уровень коммуникативного голода очень высок, то необходимо закладывать больше времени на саму сессию или планировать серию сессий. Пока вы не «напитаете» голод в общении, люди будут использовать время вместе, чтобы обсуждать актуальные задачи или прояснять слухи.

На длительность сессии также влияет масштаб решаемой задачи. Другими словами, сколько вопросов вы хотите включить в повестку.

Профессионализм ведущего, насколько он может грамотно организовать обсуждение – так, чтобы каждая секунда общего времени использовалась максимально эффективно. У непрофессиональных ведущих гораздо меньше арсенал используемых методов фасилитации и модерации, поэтому времени на обсуждение и поиск решений уходит больше.

Последний ключевой фактор, влияющий на длительность – это возможность ваших руководителей оторваться надолго от операционного процесса. Хорошо, если сессия длится два дня. В крайнем случае, один день. Но если команда руководителей может выделить несколько ней для совместной работы, это может обеспечить настоящий прорыв в развитии вашей организации.

Первое, на что вы опираетесь при составлении плана стратегической сессии – это цели, задачи и ожидаемые результаты. Путем декомпозиции дерева целей и задач сессии вы можете обозначить опорные вопросы, на которые необходимо найти ответы. Таким образом, у вас появляется дерево задач сессии, где самый нижний уровень декомпозиции будет выглядеть в виде перечня вопросов для обсуждения или согласования.

Выше я уже писала, что влияет на планирование стратегической сессии. Для составления конкретного сценария главными ограничениями являются:

• длительность;
• количество участников;
• особенности помещения и рабочих поверхностей;
• компетенции ведущего и опыт использования конкретных инструментов фасилитации и модерации (не надо экспериментировать на топах, используя новомодоные непонятные методы, лучше брать известные вам простые инструменты и пользоваться ими, так как они с большей вероятностью дадут ожидаемый результат в вашем исполнении).

Общий универсальный перечень этапов с примерным списком решаемых задач и используемых инструментов в стратсессии отражен в этой статье.

Перечень этапов вы начинаете детализировать с учетом специфики именно вашей сессии, распределяя опорные вопросы из вашего дерева задач по конкретным этапам сессии.

Я рекомендую сразу разбить каждый день сессии на четыре четверти, по времени между перерывами. Технически это две части до обеда и две части после обеда.

Когда я сама готовлюсь к сессиям, я работаю «по старинке»: беру лист бумаги для каждого дня сессии и делю его на 4 части. После этого добавляю на разлинованные листы стикеры с названиями этапов сессии, формулировками конкретных задач и опорных вопросов. Таким образом я примерно понимаю, сколько времени может занять каждая активность.

К началу данного этапа у вас уже имеется структура сессии с примерным таймингом. По мере выбора фасилитационных инструментов для работы группы с вопросами тайминг может меняться. Именно поэтому лично мне при планировании сессии технически удобнее использовать стикеры, которые можно передвигать по сетке дня.

Технически вы берете список вопросов, на которые необходимо последовательно получать ответы на сессии. И для каждого вопроса подбираете способ получения ответа. На рынке в продаже имеются карточки с перечнем фасилитационных инструментов, их можно использовать как конструктор. Также в продаже много литературы с описанием методов фасилитации и модерации. Под каждый вопрос вы выбираете метод получения ответы силами группы.

Если вы хотите научиться грамотно выбирать методы фасилитации для проектирования сценария стратегической сессии, я настоятельно рекомендую пройти у меня обучение на ведущего стратегической сессии.

На этом этапе вам необходимо проверить полноту и достаточность активностей на сессии, чтобы были достигнуты запланированные результаты. Для этого можно использовать проверочные вопросы:

1. Этого достаточно, чтобы получился ожидаемый результат сессии?
2. Как можно обеспечить результаты быстрее, меньшим количеством усилий?
3. Как избежать поверхностного обсуждения и не допустить стратегических и тактических ошибок в ходе стратсессии?
4. Как сделать каждую активность на сессии интереснее с точки зрения визуализации?

В план сессии можно добавить примеры реплик или основные акценты со стороны ведущего, а также референтные модели визуализации – как оформить модерационное пространство. Иногда я добавляю в план комментарии по подготовке специальных материалов (что заранее напечатать или как разметить пространство, если необходимо).

Лично для себя при планировании сессий я делаю отдельную колонку с акцентами или вопросами для обсуждения. Ваш план сессии обязательно должен быть согласован с основным заказчиком, поэтому иметь такие вопросы под рукой на этапе подготовки очень удобно.

Как бы тщательно и грамотно вы ни планировали сессию, реальность все равно внесет свои коррективы. Может обнаружиться конфликт в команде, о котором вы не подозревали, или какой-то вопрос, требующий больше обсуждения, чем вы предполагали. Поэтому любой сценарий – это условность.

Всегда идите за реальными людьми, а не за тем, что вы спланировали. Структура задач и опорные вопросы помогут вам маневрировать на самой сессии, договариваясь с командой. Что-то можно отложить на потом ради решения более актуального вопроса.

В обязательном порядке план стратегической сессии согласовывается с основным заказчиком. Обычно это собственник или первое лицо компании. Мои ученики согласовывают планы сессий со мной как с супервизором. А я сама иногда обращаюсь к коллегам по цеху, чтобы они посмотрели программу сессии свежим взглядом.

Иногда нелишним бывает показать план кому-то из членов команды, например, рабочей группе по подготовке к сессии.

Утвержденный план стратегической сессии в укрупненном виде направляется участникам сессии. Обычно им интересно знать тайминг, время перерывов и структуру вопросов. Детали, как и что будет происходить, им заранее показывать не нужно. Это мое профессиональное мнение, основанное на моем личном профессиональном опыте. Я считаю, что участникам важно знать «зачем», а «как» они узнают в процессе.

Еще раз напоминаю, что условно можно разделить стратсессии на 9 разных типов. Для каждого типа сессии может быть миллион разных версий сценариев. При определенной насмотренности вы начнете интуитивно понимать, какой сценарий лучше составить в конкретном случае.

По ссылке вы можете скачать примеры некоторых моих сценариев. Или я рекомендую посмотреть статьи по тематическим стратегическим сессиям, в них также приведены примеры планов стратегических сессий.