Стратегическая сессия (стратсессия) — это форма групповой работы, направленная на совместную разработку стратегически значимых решений организации, с участием ключевых руководителей компании.

• Разработка стратегии компании или значимого проекта.
• Поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
• Обеспечение единого видения относительно ситуации, принимаемых решений, планов (случаи, когда стратсессия, прежде всего, преследует цель командообразования).
• Приращение знаний о каком-либо вопросе или изменение отношения к какой-либо теме (это случаи, когда стратсессия связана с учебными или пропагандистскими целями).

Результатами стратсессий обычно являются:

• Проработанные решения и планы команды.
• Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).
• Единое видение и командный дух.
• Новые идеи и альтернативные стратегии.

Я, Маргарита Иванова Фулвари — бизнес-тренер года в России.

В прошлом я руководитель в области организационного развития, консультант по управлению, один из лучших экспертов в стране по процессному подходу и управлению изменениями, руководитель крупных проектов трансформации бизнеса.

Такие стратегические сессии направлены на определение пути. Если перед вашей компанией стоит вопрос, как именно выстраивать траекторию развития, и необходимо сделать выбор среди нескольких альтернатив, то это лучший тип сессии. Иногда выбор предстоит сделать относительно многих вопросов, иногда стратсессия посвящена только одной «развилке».

В ходе стратсессии важно учесть максимум аспектов каждого решения, услышать все стороны и договориться о совместных решениях. Принятые на сессии решения в конечном итоге будут определять судьбу бизнеса в долгосрочной перспективе.

У вас есть очень амбициозная задача – и нет исходных идей. Как подойти к решению? Для этого используются креативные инструменты (в том числе ТРИЗ). Это позволяет осуществить прорыв и буквально изобрести что-то принципиально новое – то, чего не было раньше.

Такая стратегическая сессия позволяет под новым углом посмотреть на имеющиеся ресурсы и возможности, получить свежий взгляд, заряд драйва и вдохновения.

Если вы хотите встряхнуть команду, решить сложную задачу, найти свежую идею и обрести уверенность, что все возможно, креативная стратегическая сессия – это то, что вам нужно.

Это первый шаг к наведению порядка в бизнесе. Позволяет осмыслить проблематику и сделать ревизию всех симптомов пробуксовки организации: что сейчас болит, что требует первоочередного внимания и решения.

Внутри бизнеса проблемы существуют в разных плоскостях и могут быть разного масштаба. Что-то выражено более явно, что-то нет. Что-то является критичной помехой для деятельности, а с чем-то можно примириться.

Проблемно-ориентированная стратегическая сессия помогает заменить смутное ощущение «что-то не так» на конкретный перечень приоритетов.

Когда нужна стратсессия по разработке тактики:

• Амбициозная цель уже поставлена (как правило, «сверху»), но не совсем понятно, как ее достигать.
• Сотрудники могут сомневаться в адекватности цели.
• Разложение цели на составляющие, их проработка.
• Планирование выполнимых действий, обеспечивающих результат.

В рамках такой сессии команда отвечает на вопросы:

• Какие есть возможности и ресурсы?
• Все ли сомнения и риски проработали? Как их преодолеем?
• Каковы критерии эффективности?
• Что и кто должен сделать для достижения цели?

Актуально при наличии ситуации «лебедь, рак и щука». Улучшает кросс-функциональное взаимодействие. Используется для вновь сформированных команд (в том числе при смене топ-менеджмента), или для устранения конфликтов и разобщенности в старой команде.

Происходит объединение людей вокруг цели и сплочение на личностном уровне. Каждому становится понятно, почему другие так себя ведут. Гарантирован выход на конструктивные договоренности.

Такая стратегическая сессия помогает:

• зарядить команду на эффективную созидательную деятельность;
• активизировать любовь к своему делу;
• повысить лояльность к команде, бизнесу или продукту.

Сотрудники начинают воспринимать цели бизнеса как свои. Отождествляют себя с компанией, а не просто ходят на работу ради денег. Начинают глубже осознавать смысл в ежедневной (даже рутинной) деятельности. Искренняя вовлеченность вместо лозунгов и формальных планов.

Эта стратсессия – разговор «по душам» – о том, кто во что верит, и почему. Кого что заряжает, и почему. Кто как воспринимает компанию и команду. Как можно повысить мотивацию и вовлеченность.

Когда в компании не выстроена система планирования – планы отсутствуют, не согласуются друг с другом или не выполняются. Берем вашу конкретную цель и на ее примере учимся планировать. Участники видят свои типичные ошибки на актуальных кейсах. После сессии ваши топ-менеджеры будут способны с новым уровнем качества ставить цели и планировать свою деятельность.

Вторая важная тема такой сессии — умение держать фокус внимания на выбранных приоритетах. Нужно не только уметь ставить цели, но и держать на них внимание, даже занимаясь текучкой.

Стратегическая сессия для нестандартных задач, к которым непонятно, как подступиться.

Перечень вопросов, которые могут быть успешно решены с помощью стратегических сессий, не ограничен, он действительно огромен. Это могут быть частные, очень специфические технические вопросы, или глубоко философские, или морально-этические темы.

Вне зависимости от вашего запроса результаты обычно превосходят ожидания. Это обеспечивается за счет детального обсуждения запроса и разработки уникального сценария.

По моему опыту, решения можно найти даже для самых неочевидных вопросов. А бонусом будут сонастройка и вовлеченность команды.

Стратегической сессией, как правило, управляет модератор, используя, соответственно, методы модерации и фасилитации. От профессионализма этого человека зависит то, насколько успешна будет работа всей группы.

Так как в стратегических сессиях обычно принимают участие руководители и эксперты, время которых стоит дорого, целесообразно привлекать для роли модератора-фасилитатора профессионала. В противном случае стратсессия может превратиться в «съезд народных депутатов», многоголосье, «переливание из пустого в порожнее», не ведущее к единому видению и решению задач.

В случае, если сессию проводит внутренний эксперт или руководитель, рекомендуется пройти соответствующее профессиональное обучение фасилитации или модерации, и получить консультацию эксперта по сценарию для конкретного кейса.

Для того, чтобы сессия носила стройный характер и вела к результату, ведущий сессии использует методы фасилитации или модерации.

Модерация отличается от фасилитации тем, что в ней имеется конкретный четкий алгоритм работы группы, а фасилитация — это, скорее, набор различных методов групповой работы, скомпонованных по усмотрению ведущего. Какого-либо жесткого универсального сценария нет.

Обычно, если человек является профессиональным фасилитатором, то его можно назвать и модератором, и наоборот. Термины разнятся очень условно. Но в профессиональном сообществе есть те, кто с пеной у рта доказывают, что это совершенно разные вещи. Мы на этом останавливаться не будем. Главное — понимать, что ведущий использует специальный инструментарий (из методов фасилитации или модерации), чтобы эффективно организовать работу группы.

Ведь можно назначить кого-то из своих руководителей или экспертов для координации работы группы.

Приведу основные аргументы:

• Профессиональный модератор, фасилитатор может изначально разработать максимально оптимальный сценарий работы, исходя из поставленной цели.
• Он может подобрать оптимальные инструменты и формы работы для каждого этапа стратсессии так, чтобы работать было интересно, и при этом каждая минута коллективной работы помогала продвигаться к цели.
• Умеет управлять динамикой группы, работать с сопротивлением отдельных участников, вовлекать тех, кто не вовлекается, нейтрализовать деструктивно-активных участников, и т.д.
• Обеспечивает эффективную визуализацию задач, фиксацию решений группы (не просто записать на флипчарт умные идеи, а обеспечить структурированные записи, которые можно и удобно использовать в дальнейшем. Сама по себе визуализация является целым искусством).
• Выступает независимым арбитром, обеспечивает непредвзятость и увеличивает шансы найти, услышать и проработать здравые идеи, даже если они идут в противоречие с идеями руководителей участников стратсессии (часто бывает, что значимые идеи не появляются по простой причине: слишком сильное влияние руководителя на умы участников стратсессии — это в том случае, если стратсессией управляет кто-то из своих, а не внешний эксперт-модератор).
• “Нет пророка в своем отечестве”. Допустим, сессию взялся вести кто-то из своих. “Построить” собственного руководителя сложно в силу субординации. А самом первому лицу вести сессию тоже сложно, т.к. своим авторитетом он подавит остальных. В этом смысле “человек со стороны” при прочих равных несопоставимо лучше.

Вот пример фразы руководителя компании, для которой я проводила стратегическую сессию: «Почему мы сами не можем, работая вместе (на совещаниях, например), достигнуть таких же результатов?! Люди те же, времени столько же, изначальные проблемы и задачи аналогичные, а результат совместной работы совсем другой!» 

Ответ на этот комментарий можно сформулировать в одной простой идее: профессиональный ведущий знает и учитывает миллионы тонкостей при подготовке и проведении сессии. У него большая насмотренность и опыт реагирования в разных ситуациях.

Крайне желательно, чтобы эксперт был знаком с классическими инструментами модерации и фасилитации, прошел соответствующее обучение (имеет сертификат) — желательно, у западных мастеров или по западным методикам.

Если вы сами проходили обучение, например, у немцев, то понимаете, почему это важно — они продумывают и выверяют каждый «чих» в ходе сессии. У них есть чему поучиться (по сравнению с нашим отечественным «креативным» подходом по принципу «копать примерно здесь»). Приемы визуализации, технологии формулирования опорных вопросов, алгоритмы сценариев — все эти, незаметные для участников, тонкости напрямую влияют на результат стратегической сессии.

Попросите потенциального ведущего описать сценарии уже проведенных сессий и показать фото листов флипчартов или иных материалов (необязательно, чтобы тема стратсессии была сходной с вашей). Оцените логичность этапов, качество визуализации, соответствие алгоритма проведенной сессии и результатов поставленной цели.

Если у вас есть, из кого выбирать, то просмотрев 3-4 варианта стратсессий разных ведущих, вы сможете сделать выбор — обычно наглядно невооруженным глазом видна разница подходов и глубина проработки. Если есть возможность получить отзыв от компаний, для которых проводилась та или иная сессия, сделайте это.

Хорошо, если ведущий стратегической сессии имеет достаточно полное представление об устройстве компании, основных управленческих вводных, владеет базовым понятийным аппаратом по теории и практике управления. Бывает очень забавно, когда, например, в телеком-компании ведущий сессии при слове «миграция абонентов» представляет, как физические люди перемещаются с одной территории на другую и в ходе обсуждения задает вопросы исходя из этого своего понимания (хотя имелся в виду перенос данных абонентов из одной системы в другую).

Распространены мнения, что фасилитатору не обязательно разбираться в специфике темы сессии и особенностях бизнеса. И теоретически я с этим согласна — если есть хороший инструмент, правда можно не разбираться. Но практически недостаточный уровень компетентности ведущего может привести к тому, что сессия не будет восприниматься участниками как серьезное значимое мероприятие (будут хихикать меж собой или, что хуже, формально относиться к работе).

Если стратегическая сессия крупная и требует вовлечения большого количества ведущих, убедитесь, что у вашего претендента есть опыт разработки и передачи сценариев другим ведущим (чтобы не получилось «кто в лес, кто по дрова», когда у одной рабочей группы формат результата не бьется с форматом результата другой группы).

Важна сама персона ведущего стратегической сессии. С одной стороны, этот человек должен восприниматься топ-менеджерами как партнер, свой человек, а с другой стороны — это «незаметный лидер», управляющий происходящим на сессии. У участников должно создаваться полное впечатление, что вся работа делается ими самими, нет ни одной подброшенной, навязанной идеи или решения со стороны ведущего. Это гарантирует в будущем реализацию принятых решений участниками сессии с большей долей вероятности.

Харизматичность и яркость тренера, востребованная на тренинговых программах, может в данном случае оказаться минусом. Теоретически, ведущий может быть ярким человеком, но в условиях стратсессии он должен уметь держать внимание на задаче, а не на себе. Это критически важный момент.

Чтобы на этапе выбора модератора-фасилитатора продиагностировать его потенциальную способность быть «серым кардиналом», а не «звездой», обратите внимание, как взаимодействует с вами эксперт на переговорах. Сообщите о любой проблеме, волнующей вас, и посмотрите реакцию потенциального ведущего. Занимается ли он в ходе беседы самопозиционированием (не проявил ли себя как нарцисс? Это явление часто встречается среди тех, кто выбирает профессию «рулить группами людей». Или волшебным образом, незаметно для вас, этот человек помог вам продвинуться в понимании и решении проблемы?).

В очном и дистанционном форматах существует огромное количество курсов и тренингов для ведущих деловых мероприятий. В частности, по фасилитации и модерации. Качество их очень разнится. Да и нет никаких гарантирй, что разовое обучение прокачает все необходимые компетенции.

Я искренне рекомендую взять наставника или супер-визора, и с ним двигаться на протяжении 2-3 лет. Можете привлечь меня или любого другого сильного ведущего, который готов будет с вами работать системно.

• Тщательная подготовка (80% времени по отношению ко времени проведения — каждая деталь должна быть продумана).
• Вовлечение участников (с использованием соответствующих технологий).
• Внимание к деталям (способность слышать слабые сигналы о чем-то важном от участников).
• Творческий настрой (выход, насколько это возможно, из рамочных представлений о ситуации, проблеме, цели).
• Грамотная логистика (кто, где, когда, сколько времени, с помощью чего делает).
• Формирование общего и индивидуального намерения к конкретным действиям по итогам стратсессии (не «просто договорились о чем-то» — сессия должна заканчиваться проработанным, прочувствованным глубоко каждым участником — а не формальным — планом действий, содержащим критерии результатов, в том числе промежуточных).

• Помещение для стратегических сессий должно быть просторным, проветриваемым, без колонн, без посторонних шумов и запахов, с хорошим естественным освещением, без мебели и зеркал.
• Две зоны для работы в аудитории: общее пространство – стулья в форме подковы; рабочая зона, состоящая из 5 удаленных друг от друга столов для работы в группах.
• Модерационная доска или два одинаковых флипчарта для ведущего.
• Несколько флипчартов для групп или возможность крепить бумагу на стены.
• Блокноты для флипчартов.
• Маркеры – по одному на каждого участника.
• Проектор, колонки и микрофон (беспроводной).
• При работе в формате презентаций ноутбук для каждой группы.